MÔ TẢ DỊCH VỤ

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ, TỰ IN VÀ ĐẶT IN

 

A. MÔ TẢ DỊCH VỤ

 

1.     Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.

2.     Hóa đơn tự in là hoá đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ

3.     Hóa đơn đặt in là hoá đơn do các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

Hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in gồm các loại:

a)     Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng;

b)    Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;  

c)     Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng …, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Dịch vụ Hóa đơn điện tử, tự in:

Doanh nghiệp chỉ cần vào http://www.ihtkk.vn để thực hiện Tự in hóa đơn hoặc Hóa đơn điện tử. Hệ thống Hóa đơn điện tử hoặc tự in được xây dựng trên ứng dụng web, rất thuận lợi và tiết kiệm cho những doanh nghiệp thường xuyên sử dụng nhiều Hóa đơn trong kinh doanh, có nhiều địa điểm bán hàng hoặc nhân viên bán hàng từ xa, thường xuyên phải di chuyển.

 

Tạo Hóa đơn : Chỉ cần có chứng thư số, doanh nghiệp có thể tạo hóa đơn bằng những mẫu Hóa đơn có sẵn hoặc được thiết kế sửa đổi.

 

Quản lý hóa đơn: Doanh nghiệp quản lý chặt chẽ, chỉ những cán bộ trong doanh nghiệp có chứng thư số hợp lệ, được phân quyền mới được tạo hóa đơn, điền thông tin để lập hóa đơn và in hóa đơn dưới dạng điện tử hoặc tự in.

 

In Hóa đơn: Hệ thống sẽ tự động xuất dữ liệu kết nối với phần mềm kế toán, chuyển hóa đơn sang dạng PDF gắn chữ ký số đảm bảo không thể sửa đổi và được lưu vào kho.  Khi hóa đơn được in hoặc xuất dưới dạng điện tử, hệ thống sẽ tự động gán số Serial và lập chuỗi xác thực cho hóa đơn đó.

 

Lưu trữ và tra cứu nguyên bản hóa đơn: Một số thông tin chung về hóa đơn như khách hàng, số hóa đơn, tổng tiền được lưu vào cơ sở dữ liệu của Doanh nghiệp nhằm hỗ trợ tra cứu và xác thực tính nguyên bản của Hóa đơn đã in khi cần thiết.

 

Dịch vụ Hóa đơn đặt in: Doanh nghiệp chỉ cần vào website: http://www.ihtkk.vn  để liên hệ với nhà máy in gần nhất của Hệ thống iHTKK Việt Nam. Doanh nghiệp cần cung cấp Market in hóa đơn hoặc phê duyệt Market in Hóa đơn do iHTKK Việt Nam thiết kế để nhà máy in sản xuất.

 

 

B. QUY TRÌNH THỰC HIỆN

 

I.     HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ, TỰ IN  

KHÁCH HÀNG

NỘI DUNG THỰC HIỆN CỦA KHÁCH HÀNG

DỊCH VỤ

NỘI DUNG THỰC HIỆN CỦA CÁN BỘ CUNG CẤP DỊCH VỤ

THÔNG TIN CHUNG

Bước 1

Cung cấp thông tin ký hợp đồng gồm:

1. Tên doanh nghiệp,

2. Mã số thuế,

3. Địa chỉ,

4. Tên Người Đại diện,

5. Email,

6. Điện thoại di động,

7. Gói cước dịch vụ Hóa đơn

8. Thông tin Người liên hệ

9. Mô tả ý tưởng về Logo, nền Hóa đơn và quảng cáo trên Hóa đơn (nếu khách hàng chưa có)

Bước 1

Nhận thông tin khách hàng gồm:

1. Tên doanh nghiệp,

2. Mã số thuế,

3. Địa chỉ,

4. Tên Người Đại diện,

5. Email,

6. Điện thoại di động,

7. Gói cước dịch vụ Hóa đơn

8. Thông tin Người liên hệ

9. Tiếp nhận ý tưởng về Logo, nền Hóa đơn và quảng cáo trên Hóa đơn (nếu khách hàng chưa có)

Đối tượng khách hàng:

1. Các Tổ chức,

2. Doanh nghiệp,

3. Hợp tác xã,

4. Hộ Kinh doanh cá thể

thường xuyên sử dụng nhiều Hóa đơn trong kinh doanh, có nhiều địa điểm bán hàng hoặc nhân viên bán hàng từ xa, thường xuyên phải di chuyển.

 

Sản phẩm áp dụng:

Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng thông thường, Hóa đơn xuất khẩu, Phiếu xuất Kho

Bước 2

Kiểm tra Hồ sơ cung cấp dịch vụ, ký kết hợp đồng:

1. Hợp đồng, Phụ lục Hợp đồng.

Hình thức ký kết: Ký điện tử hoặc hồ sơ giấy

(Nếu Khách hàng chưa thành thạo ký điện tử, cán bộ cung cấp nghiệp vụ hỗ trợ ký điện tử từ xa qua phần mềm Teamview)

Bước 2

Chuẩn bị  hồ sơ điện tử cung cấp dịch vụ gồm:

1.  Hợp đồng, Phụ lục Hợp đồng

2. Biên bản bàn giao,

gửi khách hàng qua email để Khách hàng check thông tin

Lợi ích:

Sử dụng Hóa đơn điện tử, tự in nhằm quản lý Hóa đơn bán hàng từ xa, hạn chế in ấn, lưu trữ hóa đơn.

Bước 3

Nộp Hồ sơ cung cấp dịch vụ:

1. Hợp đồng, Phụ lục Hợp đồng,

2. Bản sao CMND Người Đại diện,

3. Bản sao Đăng ký doanh nghiệp,

4. Bản sao Đăng ký Mã số thuế (nếu có),

5. Tiền đặt cọc (nhận biên lai nộp tiền nếu khách hàng đặt cọc).

Hình thức nộp: Chuyển fát nhanh hoặc nộp trực tiếp cho NV bán hàng hoặc nộp hồ sơ điện tử qua email cho nhân viên bán hàng

Bước 3

Thu hồ sơ khách hàng gồm:

1. Hợp đồng, Phụ lục Hợp đồng,

2. Bản sao CMND Người Đại diện,

3. Bản sao Đăng ký doanh nghiệp,

4. Bản sao Đăng ký Mã số thuế (nếu có),

5. Tiền đặt cọc (xuất biên lai thu tiền nếu khách hàng đặt cọc).

Chăm sóc sau bán hàng:

Được hỗ trợ dịch vụ Hóa đơn điện tử, tự in trong suốt quá trình sử dụng bằng hệ thống điện thoại di động trên website http://ihtkk.vn

Bước 4

Kiểm tra Logo, nền Hóa đơn và quảng cáo trên Hóa đơn, xác nhận qua email đối với cán bộ hỗ trợ dịch vụ

Bước 4

Thiết kế Logo, nền Hóa đơn và quảng cáo trên Hóa đơn (nếu khách hàng chưa có)

 
 

 

Bước 5

1. Kiểm tra chứng thư số của khách hàng (nếu khách hàng đã có chứng thư số (CTS) chuyên dụng dùng để sử dụng Hóa đơn điện tử, tự in). Cấp mới CTS cho khách hàng (nếu khách hàng chưa có CTS chuyên dụng),

2. Cấp tài khoản sử dụng Hóa đơn điện tử hoặc tự in cho khách hàng

3. Cấu hình Hóa đơn điện tử hoặc Hóa đơn tự in cho khách hàng trên máy tính của cán bộ kinh doanh.

4. Chuẩn bị bộ hồ sơ hồ sơ phát hành Hóa đơn điện tử hoặc tự in dưới dạng điện tử của khách hàng

Báo giá:

Xem báo giá tại website http://ihtkk.vn

Bước 5

Nghiệm thu dịch vụ gồm:

1. Nhận Token chứa Chứng thư số (CTS), Giấy chứng nhận CTS (nếu Khách hàng chưa có CTS chuyên dụng để sử dụng Hóa đơn)

2. Hướng dẫn cài đặt, sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử hoặc tự in;

3. Bộ hồ sơ phát hành Hóa đơn điện tử hoặc tự in dưới dạng điện tử của khách hàng

4. Biên bản bàn giao dịch vụ;

5. Hóa đơn VAT (Hóa đơn điện tử hoặc Hóa đơn tự in);

6. Biên lai thu tiền dịch vụ

Bước 6

Bàn giao dịch vụ cho khách hàng:

1. Token chứa (CTS), Giấy chứng nhận CTS (nếu Khách hàng chưa có CTS chuyên dụng để sử dụng Hóa đơn)

2. Hướng dẫn cài đặt, sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử hoặc tự in;

3. Bộ hồ sơ phát hành Hóa đơn điện tử hoặc tự in dưới dạng điện tử của khách hàng

4. Biên bản bàn giao dịch vụ;

5. Hóa đơn VAT (Hóa đơn điện tử hoặc Hóa đơn tự in);

6. Xuất biên lai thu tiền dịch vụ.

Hình thức bàn giao lần đầu: Trực tiếp hoặc chuyển fat nhanh, hướng dẫn qua Teamview.

Thời gian thực hiện: 30 phút -- 02 ngày

 Liên hệ:

Khách hàng liên hệ với số di động trên địa bàn gần nhất, xem trên website http://ihtkk.vn

Bước 6

Khách hàng ký, đóng dấu nộp trực tiếp cho Cơ quan thuế hoặc nộp qua mạng internet bộ hồ sơ phát hành Hóa đơn điện tử, tự in:

1. Công văn đăng ký sử dụng Hóa đơn

2. Thông báo hình thức sử dụng Hóa đơn

3. Quyết định áp dụng sử dụng Hóa đơn của tổ chức, doanh nghiệp

4. Thông báo phát hành Hóa đơn điện tử hoặc tự in

5. Mẫu Hóa đơn điện tử hoặc tự in

Bước 7

Hỗ trợ, hướng dẫn khách hàng trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ bằng hệ thống điện thoại di động trên website http://ihtkk.vn

 Thời gian cung cấp dịch vụ:

Từ 30 phút đến 02 ngày

 

Lưu ý:

-          Nếu khách hàng cần nhân viên iHTKK hỗ trợ nộp phát hành Hóa đơn đến Cơ quan thuế thì khách hàng trả phí 200,000 đồng/lần phát hành.

-          Nếu khách hàng cần nhân viên iHTKK đến tận nơi giao hàng (trừ lần đầu tiên) hoặc hỗ trợ thì khách hàng trả phí 200,000 đồng/lần hỗ trợ trực tiếp cho nhân viên

 

 

 

 

 

 

 

II.     HÓA ĐƠN ĐẶT IN

KHÁCH HÀNG

NỘI DUNG THỰC HIỆN CỦA KHÁCH HÀNG

DỊCH VỤ

NỘI DUNG THỰC HIỆN CỦA CÁN BỘ CUNG CẤP DỊCH VỤ

THÔNG TIN CHUNG

Bước 1

Cung cấp thông tin ký hợp đồng gồm:

1. Tên doanh nghiệp,

2. Mã số thuế,

3. Địa chỉ,

4. Tên Người Đại diện,

5. Email,

6. Điện thoại di động,

7. Gói cước dịch vụ Hóa đơn (Loại Hóa đơn, số lượng, số màu, chống ký, v.v..)

8. Thông tin Người liên hệ

9. Mô tả ý tưởng về Logo, nền Hóa đơn và quảng cáo trên Hóa đơn (nếu khách hàng chưa có)

Bước 1

Nhận thông tin khách hàng gồm:

1. Tên doanh nghiệp,

2. Mã số thuế,

3. Địa chỉ,

4. Tên Người Đại diện,

5. Email,

6. Điện thoại di động,

7. Gói cước dịch vụ Hóa đơn (Loại Hóa đơn, số lượng, số màu, chống ký, v.v..)

8. Thông tin Người liên hệ

9. Tiếp nhận ý tưởng về Logo, nền Hóa đơn và quảng cáo trên Hóa đơn (nếu khách hàng chưa có)

Đối tượng khách hàng:

1. Các Tổ chức,

2. Doanh nghiệp,

3. Hợp tác xã,

4. Hộ Kinh doanh cá thể

thường xuyên sử dụng ít Hóa đơn trong kinh doanh, có ít địa điểm bán hàn, mô hình quản lý vừa và nhỏ hoặc nhân viên bán hàng được quản lý tập trung.

 

Sản phẩm áp dụng:

Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng thông thường, Hóa đơn xuất khẩu, Phiếu xuất Kho, Phiếu thu, Phiếu chi

Bước 2

Kiểm tra Hồ sơ cung cấp dịch vụ, ký kết hợp đồng:

1. Hợp đồng, Phụ lục Hợp đồng.

2. Giấy giới thiệu Người đi đặt in (nếu Người đi đặt in không phải là Giám đốc)

Hình thức ký kết: Ký điện tử hoặc hồ sơ giấy

(Nếu Khách hàng chưa thành thạo ký điện tử, cán bộ cung cấp nghiệp vụ hỗ trợ ký điện tử từ xa qua phần mềm Teamview)

Bước 2

Chuẩn bị  hồ sơ điện tử cung cấp dịch vụ gồm:

1. Hợp đồng, Phụ lục Hợp đồng

2. Giấy giới thiệu Người đi đặt in (nếu Người đi đặt in không phải là Giám đốc)

3. Biên bản bàn giao,

4. Biên bản thanh lý bản kẽm gửi khách hàng qua email để Khách hàng check thông tin

Lợi ích:

Sử dụng Hóa đơn đặt in nhằm phục vụ cho hoạt động bán hàng

Bước 3

Nộp Hồ sơ cung cấp dịch vụ:

1. Hợp đồng, Phụ lục Hợp đồng,

2. Giấy giới thiệu Người đi đặt in

3. Bản sao CMND Người Đại diện,

4. Bản sao Đăng ký doanh nghiệp,

5. Bản sao Đăng ký Mã số thuế (nếu có),

6. Thanh toán 100% giá trị hợp đồng trước khi in (nhận biên lai thu tiền dịch vụ)

Hình thức nộp: Chuyển fát nhanh hoặc nộp hồ sơ trực tiếp cho NV bán hàng (tiền có thể chuyển khoản)

Bước 3

Thu hồ sơ khách hàng gồm:

1. Hợp đồng, Phụ lục Hợp đồng,

2. Bản sao CMND Người Đại diện,

3. Bản sao Đăng ký doanh nghiệp,

4. Bản sao Đăng ký Mã số thuế (nếu có),

5. Nhận thanh toán 100% giá trị hợp đồng trước khi in (xuất biên lai thu tiền dịch vụ)

Chăm sóc sau bán hàng:

Được hỗ trợ tư vấn về ngành in, ấn trong suốt quá trình sử dụng bằng hệ thống điện thoại di động trên website http://ihtkk.vn

Bước 4

Thiết kế Logo, Maket in Hóa đơn (nếu khách hàng chưa có), ký xác nhận qua email đối với cán bộ hỗ trợ dịch vụ

Bước 4

Thiết kế Logo, Maket in Hóa đơn (nếu khách hàng chưa có)

 
 

 

Bước 5

Tiến hành sản xuất

1. Việc sản xuất sẽ được tiến hành ngay sau khi nhận được xác nhận đồng ý mẩu thiết kế maket in

2. Chuẩn bị bộ hồ sơ phát hành Hóa đơn đặt in dưới dạng điện tử của khách hàng

Thời gian sản xuất: Không quá 05 ngày kể từ ngày Khách hàng duyệt maket in

Báo giá:

Xem báo giá tại website http://ihtkk.vn

Bước 5

Nghiệm thu dịch vụ gồm:

1. Bộ hồ sơ phát hành Hóa đơn đặt in dưới dạng điện tử của khách hàng

2. Biên bản bàn giao dịch vụ;

3. Biên bản thanh lý bản kẽm

4. Hóa đơn VAT xuất cho khách hàng (Hóa đơn điện tử hoặc Hóa đơn tự in);

5. Số lượng cuốn Hóa đơn đặt in đã sản xuất

6. Mẫu Hóa đơn đặt in

Khách hàng ký nhận và nộp lại cho cán bộ cung cấp dịch vụBiên bản bàn giao dịch vụ

2. Biên bản thanh lý bản kẽm

Bước 6

Bàn giao dịch vụ cho khách hàng:

1. Bộ hồ sơ phát hành Hóa đơn đặt in dưới dạng điện tử của khách hàng

2. Biên bản bàn giao dịch vụ;

3. Biên bản thanh lý bản kẽm

4. Hóa đơn VAT xuất cho khách hàng (Hóa đơn điện tử hoặc Hóa đơn tự in);

5. Số lượng cuốn Hóa đơn đặt in đã sản xuất

6. Mẫu Hóa đơn đặt in

Hình thức bàn giao: Trực tiếp hoặc chuyển fat nhanh.

Thời gian thực hiện: Không quá 05 ngày kể từ ngày Khách hàng duyệt maket in

 Liên hệ:

Khách hàng liên hệ với số di động trên địa bàn gần nhất, xem trên website http://ihtkk.vn

Bước 6

Khách hàng ký, đóng dấu nộp trực tiếp cho Cơ quan thuế hoặc nộp qua mạng internet bộ hồ sơ phát hành Hóa đơn đặt in:

1. Thông báo phát hành Hóa đơn đặt in

2. Mẫu Hóa đơn đặt in

Bước 7

Hỗ trợ, hướng dẫn khách hàng trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ bằng hệ thống điện thoại di động trên website http://ihtkk.vn

 Thời gian cung cấp dịch vụ:

Không quá 05 ngày kể từ ngày Khách hàng duyệt Maket in

 

Lưu ý:

- Nếu khách hàng cần nhân viên iHTKK hỗ trợ nộp phát hành Hóa đơn đến Cơ quan thuế thì khách hàng trả phí 200,000 đồng/lần phát hành.

- Nếu khách hàng cần nhân viên iHTKK đến tận nơi giao hàng (trừ lần đầu tiên) hoặc hỗ trợ thì khách hàng trả phí 200,000 đồng/lần hỗ trợ trực tiếp cho nhân viên

 

 

 

 


Hỗ trợ 24/7
STT Người hỗ trợ SĐT
1    
2    
3    
4    
5    
6    
Bạn hãy chọn tỉnh/thành phố và quận huyện để hiển thị thông tin
STT Người hỗ trợ SĐT
1    
2    
3    
4    
5    
6    
Hướng dẫn sử dụng dịch vụ


Đăng ký sử dụng dịch vụ
Địa chỉ các chi nhánh

Xác minh nhân viên iHTKK
Nhập số CMND
Tỉnh/Thành phố
Quận/Huyện